PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ EĞİTİMİ

(2 GÜN – 12 SAAT)

AB HİBE SİSTEMİ NEDİR? NASIL ÇALIŞIR?

AB hibe sistemi, aday ülkenin gelişmişlik düzeyini yükseltmek, bu gelişmişliği ve refahı geniş halk kitlelerine yaymak, kültürler arası etkileşimi sağlamak, halklar arasında yakınlaşma sağlamak ve toplumun her kesiminde AB bilinirliğini ve güvenirliğini arttırmak gibi amaçlar gütmektedir. Bu nedenle AB hibe projelerinde KOBI’lerin yanı sıra Sivil Toplum Kuruluşları ve kamu yararına hizmet yapan kurum ve kuruluşlar AB Hibe projelerine başvuru yapabilmektedirler. Hibe için Kabul edilen bütçenin belli bir kısmının AB, bir kısmının T.C Devleti ve bir kısmının da başvuru sahibi kurum veya ortakları tarafından karşılanması sistemi en önemli kısımlarından biridir.

Sistemin Çalışma Şekli:

Teklif Çağrısı: Hibe olarak dağıtılmak üzere ayrılan bütçeye başvuracak projelerin hazırlanması için davet duyuruları

Başvuru Rehberi: Başvuru koşullarını açıklayan kılavuzun proje yöneticisi kurum tarafından  yayınlanması

Hibe Başvuru Formu: Hibe istenilen proje teklifi için doldurulması gereken AB standart formatı

Başvuru: Hibe başvuru dosyasının sözleşme makamına teslimi

Değerlendirme: Hibe almak için başvuran projelerin ‘kriterlere göre’ ve ‘bağımsız değerlendirme’ ve seçim süreci

Sözleşme imzalanması: Hibe almaya hak kazanan proje sahipleri ile sözleşme makamı arasında sözleşme imzalanması

Projenin Yürütülmesi

Projelerin İzleme ve Değerlendirilmesi

Tüm bu aşamalarda yapılacaklar, uygulama adımları, kritik noktalar nelerdir? Desteğe hak kazanacak bir proje hangi şartları taşımalıdır? Süreç nasıl yönetilmelidir? Gibi soruların cevabı bu başlık altında verilecektir.

BAŞVURU FORMLARININ ANALİZİ

İlk aşamada hangi AB hibe kaynakları bulunmaktadır. Aktif hibe proje teklif çağrıları veya açılacak hibe proje teklif çağrıları nelerdir? Farklı kurumlar tarafından yürütülen hibe projelerinin (AB, MFİB ve Kalkınma Ajansı  vb.) proje başvuru formları, bu kurumların teklif çağrısı kapsamında olan  projelerin ana mali destekçisi olan AB  fonları olması nedeniyle birbirine yakın küçük farklılıkları olan ama temelde istenenler ve yapılanların çok benzediği formların doldurulması gerekmektedir. Bu formların doldurulması geniş bir bilgi birikimi, yeterli düzeyde (proje hazırlanacak alanda yapılacak) literatür taraması ve en önemlisi de başvurulacak proje için hazırlanmış rehberlerin dikkatli incelenmesini gerektirmektedir. Rehberlerin dikkatli bir şekilde incelenmesi başvuru yapılacak teklif çağrısının önceliklerini ve sınırlamalarının, hazırlanacak proje dosyasına yansıtılmasına imkan tanıyacaktır. Bu adım projenin kabul edilme ihtimaline etki eden en önemli safhadır. Bu nedenle, bir proje rehberinin nasıl inceleneceği ve başvuru formlarının bu rehberdeki bilgilerden  yararlanılarak analizinin nasıl yapılacağı anlatılacaktır.

PROJE YÖNETİMİ

AB hibeleri, belirli bir yerde, belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, bir başlama ve bitiş noktasına sahip, hedeflenen belirli amaçlara ulaşılmasını sağlayacak olan faaliyetler topluluğu için alınabilmektedir. Bu tanımlamanın bütününe proje ismi verilmektedir. Bir AB Hibe projesi,  Mantıksal çerçeve yaklaşımı temeline dayanan, proje ve programların hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem ve sistematik bütünü ile yönetilmelidir. Kısaca Proje Döngüsü Yönetimi denilebilecek bir sistemi takip ederek başarılı bir proje çalışmasının yapılması mümkündür. Projelerin planlaması ve yürütülmesi, proje Döngüsü adı verilen ve birbirini takip eden 6  aşamada gerçekleştirilir:

Proje Fikrini Belirleme: Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konduğu ve tasarlandığı ilk hareket noktasıdır.

Proje fikrinin analizi: Projenin teknik ve uygulama açısından detaylı olarak tasarlandığı aşama

Ön Değerlendirme: Tasarımı tamamlanmış olan projenin teknik, mali, ekonomik, kadın-erkek eşitliği, sosyal, kurumsal, çevresel faktörler açısından tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirildiği ve proje önerisinin yazıldığı aşama

Finansman: Finansman teklifinin ilgili kuruluşlar tarafından

değerlendirildiği ve finansmanın sağlandığı aşama

Uygulama: Projede öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi, izlenmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmesi aşaması

Değerlendirme: Proje sonuçlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi aşaması

Bu aşamaların detaylı açıklamaları yapılarak, örnek uygulamalar ile desteklenecektir.

MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI

– Projenin neden gerçekleştirildiği (Projenin Kapsamı)

– Projenin neyi başarmasının beklendiği (Göstergeler)

– Projenin bunu nasıl başaracağı (Faaliyetler ve Araçlar)

– Projenin başarısı için hangi dışsal faktörlerin

önemli olduğu (Varsayımlar)

– Projenin başarısının değerlendirilmesi için gerekli

bilginin nereden bulunacağı (Doğrulama Kaynakları)

– Projenin maliyetinin ne olacağı (Bütçe)

– Projenin başlayabilmesi için hangi unsurların yada şartların gerçekleştirilmesinin gerektiği (Ön koşullar)

MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI ANALİZ VE ADIMLARI

1. Paydaş (İlgili Taraflar) Analizi

2. Sorun Analizi

3. Hedef Analizi

4. Strateji Analizi

5. Mantıksal Çerçeve Matrisinin Hazırlanması

6. Faaliyet Planının Hazırlanması

7. Bütçenin Hazırlanması

Mantıksal çerçeve yaklaşımında yapılması gereken tüm analizler örnek proje fikirleri üzerinden gerçekleştirilerek detaylı bir şekilde açıklanacaktır.

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİNİN HAZIRLANMASI

Mantıksal çerçeve matrisi projenin bütününe hakim olunmasını sağlayan, amaç ile yapılacak faaliyetler arasındaki ilişkiyi bir bütün halinde görmeye yarayan bir yaklaşımdır. Bu matris: Genel hedefler, proje amacı, sonuçlar, faaliyetler ayrı ayrı göstergeler, doğrulama araçları ve kabuller ve riskleri içeren satır ve sütunlardan oluşan bir tablonun oluşturulması çalışmasıdır. Mantıksal çerçeve yaklaşımlarında yapılan analiz sonuçları matrisin oluşturulmasını sağlamaktadır.

Mantıksal çerçeve matrisinin oluşturulması örnek uygulamalar üzerinden gösterilerek detaylı bir şekilde anlatılacaktır.

FAALİYET PLANI OLUŞTURULMASI

Sonuçları Elde Etmek İçin Yapılması Gerekenler

v  Hedef ağacından çıkarılır

v  Özel teknik incelemelerle ortaya çıkar

v  Paydaş analizinde belirlenir

Faaliyetlerin başlama, uygulanma süreci ve tamamlanma zamanını belirlemek;  detaylandırılmış faaliyetlerin başlama ve bitiş zamanlarının belirlenmesiyle Faaliyet Planı oluşturulabilir. Zamanı doğru öngörmek genellikle güçtür, bunda deneyim ve teknik bilgiden faydalanılmalıdır. Bu konuda yeterli bilgi sahibi olunamaması, karşı karşıya kalınan yaygın bir durumdur ve gerekli zamanı doğru öngörememeye neden olur. Öngörülerde sapmalar

aşağıda belirtilen diğer nedenlere de bağlıdır:

• Gerekli bazı detay faaliyetleri ihmal etmek,

• Faaliyetlerin bağımlılıkların yeterince ortaya konamaması,

• Kaynak dağılımda etkinsizlik (aynı kişi /kurum veya aynı malzemeyi aynı anda iki veya daha fazla sayıda işin yapılması için tahsis etmek),

• Hızlı sonuç alma isteği.

Gerekli ihtisas/becerinin tamamlanması; ne yapılması gerektiği ortaya konduğunda gerekli ihtisası belirlemek kolaydır. Böylece mevcut beşeri sermaye ile Faaliyet Planının gerçekleşip gerçekleşmeyeceğini öngörmek ve gerekli eksikliklerin tamamlanması mümkün olur.

Grup içinde işlerin tahsisi; hangi işi kimin yapacağını belirlemekten daha kapsamlı bir şeydir. Görev ve sorumluluklar belirlenir ve bunların dağılımında bireylerin yetenek, deneyim ve kapasiteleri dikkate alınır. Bireylerin görevlerinin gereğini yeterince kavramış olmaları sağlanır. Eğer bu sağlanamazsa alt faaliyetlere ilişkin tüm detayların da belirlenmesi durumunda kalınabilir. Faaliyetlerden sorumlu kişilerin/birimlerin iş planlarında haftalık zaman aralığı kullanılabilirken, genel bir faaliyet planında, termin, aylık veya üç

aylık bazda belirlenmektedir.

PROJE BÜTÇESİNİN HAZIRLANMASI,

• Planlanmış kaynakların harekete geçirilmesine dayanak oluşturur

• Proje Maliyetinin ve finansman kaynaklarının belirlenmesine kolaylık sağlar

Genel Esaslar

• Bütçe proje teklifi hazırlanan kurumun belirlediği para birimi ile hazırlanmalıdır.

• Bütçe süresi proje süresi ile sınırlıdır.

• Bütçeye aktarılan her türlü gider yapılacak faaliyetlerle ilgili olmalıdır.

• Bütçeye aktarılan giderler sadece istenilen hibe tutarını değil, projeyle ilgili tüm giderleri kapsamalıdır.

• Bütçenin yıllar itibarıyla dağılımının faaliyet planına uygun olması gerektiği unutulmamalıdır.

İZLEME, DEĞERLENDİRME VE DENETİM,

Değerlendirme

Nedir?

Uygunluk, hedeflere ulaşma etkililiği, verimlilik, etki ve sürdürülebilirlik tespiti ve analizi

Nasıl Yapılır?

Detaylı sistematik analizlerle

Kimler Yapar?

Değerlendirme konusunda uzman, bağımsız ve tarafsız dış uzmanlarca

Ne zaman?

Bir ya da iki kez; temel olarak proje sonunda ve proje sonrasında

İzleme

Nedir? Hedeflere ulaşma etkililiği ve verimlilik tespitine ve analizi yönetimsel bir

faaliyettir (planlanan ve gerçekleşen)

Nasıl Yapılır? Hızlı ve devamlı olarak, devam eden faaliyetlerin iyileştirilmesi, performansı

arttırmak için önemli faktörlerin tespit edilmesi

Kimler Yapar?

İç ve dış uzmanlar tarafından

Ne zaman? Düzenli olarak, aylık, 3-6 aylık ve yıllık olarak

Denetim

Nedir?

Finansal işlemlerin ve raporların yasa ve sözleşme hükümlerine uygunluğunun tespiti ve analizi

Nasıl Yapılır?

Finansal kayıtların yasal prosedürlere ve sözleşme hükümlerine uygunluk doğrulanması ile yapılır

Kimler Yapar?

Bağımsız dış denetim uzmanları

Ne zaman?

Proje süresince ve bitiminde