PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ EĞİTİMİ
PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ EĞİTİMİ
(2 GÜN – 12 SAAT)
AB HİBE SİSTEMİ NEDİR? NASIL ÇALIŞIR?
AB hibe sistemi, aday ülkenin
gelişmişlik düzeyini yükseltmek, bu gelişmişliği ve refahı geniş halk
kitlelerine yaymak, kültürler arası etkileşimi sağlamak, halklar arasında
yakınlaşma sağlamak ve toplumun her kesiminde AB bilinirliğini ve güvenirliğini
arttırmak gibi amaçlar gütmektedir. Bu nedenle AB hibe projelerinde KOBI’lerin
yanı sıra Sivil Toplum Kuruluşları ve kamu yararına hizmet yapan kurum ve
kuruluşlar AB Hibe projelerine başvuru yapabilmektedirler. Hibe için Kabul
edilen bütçenin belli bir kısmının AB, bir kısmının T.C Devleti ve bir kısmının
da başvuru sahibi kurum veya ortakları tarafından karşılanması sistemi en
önemli kısımlarından biridir.
Sistemin
Çalışma Şekli:
Teklif Çağrısı: Hibe olarak
dağıtılmak üzere ayrılan bütçeye başvuracak projelerin hazırlanması için davet
duyuruları
Başvuru Rehberi: Başvuru
koşullarını açıklayan kılavuzun proje yöneticisi kurum tarafından yayınlanması
Hibe Başvuru Formu: Hibe
istenilen proje teklifi için doldurulması gereken AB standart formatı
Başvuru: Hibe başvuru
dosyasının sözleşme makamına teslimi
Değerlendirme: Hibe almak için
başvuran projelerin ‘kriterlere göre’ ve ‘bağımsız değerlendirme’ ve seçim
süreci
Sözleşme imzalanması: Hibe
almaya hak kazanan proje sahipleri ile sözleşme makamı arasında sözleşme
imzalanması
Projenin Yürütülmesi
Projelerin İzleme ve
Değerlendirilmesi
Tüm bu aşamalarda yapılacaklar,
uygulama adımları, kritik noktalar nelerdir? Desteğe hak kazanacak bir proje
hangi şartları taşımalıdır? Süreç nasıl yönetilmelidir? Gibi soruların cevabı
bu başlık altında verilecektir.
BAŞVURU FORMLARININ ANALİZİ
İlk aşamada hangi AB hibe
kaynakları bulunmaktadır. Aktif hibe proje teklif çağrıları veya açılacak hibe
proje teklif çağrıları nelerdir? Farklı kurumlar tarafından yürütülen hibe
projelerinin (AB, MFİB ve Kalkınma Ajansı
vb.) proje başvuru formları, bu kurumların teklif çağrısı kapsamında
olan projelerin ana mali destekçisi olan
AB fonları olması nedeniyle birbirine
yakın küçük farklılıkları olan ama temelde istenenler ve yapılanların çok
benzediği formların doldurulması gerekmektedir. Bu formların doldurulması geniş
bir bilgi birikimi, yeterli düzeyde (proje hazırlanacak alanda yapılacak)
literatür taraması ve en önemlisi de başvurulacak proje için hazırlanmış
rehberlerin dikkatli incelenmesini gerektirmektedir. Rehberlerin dikkatli bir
şekilde incelenmesi başvuru yapılacak teklif çağrısının önceliklerini ve
sınırlamalarının, hazırlanacak proje dosyasına yansıtılmasına imkan
tanıyacaktır. Bu adım projenin kabul edilme ihtimaline etki eden en önemli
safhadır. Bu nedenle, bir proje rehberinin nasıl inceleneceği ve başvuru
formlarının bu rehberdeki bilgilerden
yararlanılarak analizinin nasıl yapılacağı anlatılacaktır.
PROJE YÖNETİMİ
AB hibeleri, belirli bir yerde, belirli bir
zaman ve bütçe çerçevesinde, bir başlama ve bitiş noktasına sahip, hedeflenen
belirli amaçlara ulaşılmasını sağlayacak olan faaliyetler topluluğu için
alınabilmektedir. Bu tanımlamanın bütününe proje ismi verilmektedir. Bir AB
Hibe projesi, Mantıksal çerçeve
yaklaşımı temeline dayanan, proje ve programların hazırlanması, uygulanması ve
değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem ve sistematik bütünü ile
yönetilmelidir. Kısaca Proje Döngüsü Yönetimi denilebilecek bir sistemi takip
ederek başarılı bir proje çalışmasının yapılması mümkündür. Projelerin
planlaması ve yürütülmesi, proje Döngüsü adı verilen ve birbirini takip eden 6 aşamada gerçekleştirilir:
Proje Fikrini Belirleme:
Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konduğu ve tasarlandığı ilk hareket
noktasıdır.
Proje fikrinin analizi:
Projenin teknik ve uygulama açısından detaylı olarak tasarlandığı aşama
Ön Değerlendirme: Tasarımı
tamamlanmış olan projenin teknik, mali, ekonomik, kadın-erkek eşitliği, sosyal,
kurumsal, çevresel faktörler açısından tutarlılığının, bütünselliğinin ve
işlevselliğinin değerlendirildiği ve proje önerisinin yazıldığı aşama
Finansman: Finansman teklifinin
ilgili kuruluşlar tarafından
değerlendirildiği ve
finansmanın sağlandığı aşama
Uygulama: Projede öngörülen
faaliyetlerin hayata geçirilmesi, izlenmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmesi
aşaması
Değerlendirme: Proje
sonuçlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi aşaması
Bu aşamaların detaylı
açıklamaları yapılarak, örnek uygulamalar ile desteklenecektir.
MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI
– Projenin neden
gerçekleştirildiği (Projenin Kapsamı)
– Projenin neyi başarmasının
beklendiği (Göstergeler)
– Projenin bunu nasıl
başaracağı (Faaliyetler ve Araçlar)
– Projenin başarısı için hangi
dışsal faktörlerin
önemli olduğu (Varsayımlar)
– Projenin başarısının
değerlendirilmesi için gerekli
bilginin nereden bulunacağı
(Doğrulama Kaynakları)
– Projenin maliyetinin ne
olacağı (Bütçe)
– Projenin başlayabilmesi için
hangi unsurların yada şartların gerçekleştirilmesinin gerektiği (Ön koşullar)
MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI ANALİZ VE
ADIMLARI
1. Paydaş (İlgili Taraflar)
Analizi
2. Sorun Analizi
3. Hedef Analizi
4. Strateji Analizi
5. Mantıksal Çerçeve Matrisinin
Hazırlanması
6. Faaliyet Planının
Hazırlanması
7. Bütçenin Hazırlanması
Mantıksal çerçeve yaklaşımında
yapılması gereken tüm analizler örnek proje fikirleri üzerinden
gerçekleştirilerek detaylı bir şekilde açıklanacaktır.
MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİNİN HAZIRLANMASI
Mantıksal çerçeve matrisi
projenin bütününe hakim olunmasını sağlayan, amaç ile yapılacak faaliyetler
arasındaki ilişkiyi bir bütün halinde görmeye yarayan bir yaklaşımdır. Bu
matris: Genel hedefler, proje amacı, sonuçlar, faaliyetler ayrı ayrı
göstergeler, doğrulama araçları ve kabuller ve riskleri içeren satır ve
sütunlardan oluşan bir tablonun oluşturulması çalışmasıdır. Mantıksal çerçeve
yaklaşımlarında yapılan analiz sonuçları matrisin oluşturulmasını
sağlamaktadır.
Mantıksal çerçeve matrisinin
oluşturulması örnek uygulamalar üzerinden gösterilerek detaylı bir şekilde
anlatılacaktır.
FAALİYET PLANI OLUŞTURULMASI
Sonuçları Elde Etmek İçin
Yapılması Gerekenler
v Hedef ağacından çıkarılır
v Özel teknik incelemelerle ortaya çıkar
v Paydaş analizinde belirlenir
Faaliyetlerin başlama,
uygulanma süreci ve tamamlanma zamanını belirlemek; detaylandırılmış faaliyetlerin başlama ve
bitiş zamanlarının belirlenmesiyle Faaliyet Planı oluşturulabilir. Zamanı doğru
öngörmek genellikle güçtür, bunda deneyim ve teknik bilgiden faydalanılmalıdır.
Bu konuda yeterli bilgi sahibi olunamaması, karşı karşıya kalınan yaygın bir
durumdur ve gerekli zamanı doğru öngörememeye neden olur. Öngörülerde sapmalar
aşağıda belirtilen diğer
nedenlere de bağlıdır:
• Gerekli bazı detay
faaliyetleri ihmal etmek,
• Faaliyetlerin bağımlılıkların
yeterince ortaya konamaması,
• Kaynak dağılımda etkinsizlik
(aynı kişi /kurum veya aynı malzemeyi aynı anda iki veya daha fazla sayıda işin
yapılması için tahsis etmek),
• Hızlı sonuç alma isteği.
Gerekli ihtisas/becerinin
tamamlanması; ne yapılması gerektiği ortaya konduğunda gerekli ihtisası
belirlemek kolaydır. Böylece mevcut beşeri sermaye ile Faaliyet Planının
gerçekleşip gerçekleşmeyeceğini öngörmek ve gerekli eksikliklerin tamamlanması
mümkün olur.
Grup içinde işlerin tahsisi;
hangi işi kimin yapacağını belirlemekten daha kapsamlı bir şeydir. Görev ve
sorumluluklar belirlenir ve bunların dağılımında bireylerin yetenek, deneyim ve
kapasiteleri dikkate alınır. Bireylerin görevlerinin gereğini yeterince
kavramış olmaları sağlanır. Eğer bu sağlanamazsa alt faaliyetlere ilişkin tüm
detayların da belirlenmesi durumunda kalınabilir. Faaliyetlerden sorumlu kişilerin/birimlerin
iş planlarında haftalık zaman aralığı kullanılabilirken, genel bir faaliyet
planında, termin, aylık veya üç
aylık bazda belirlenmektedir.
PROJE BÜTÇESİNİN HAZIRLANMASI,
• Planlanmış kaynakların
harekete geçirilmesine dayanak oluşturur
• Proje Maliyetinin ve
finansman kaynaklarının belirlenmesine kolaylık sağlar
Genel Esaslar
• Bütçe proje teklifi
hazırlanan kurumun belirlediği para birimi ile hazırlanmalıdır.
• Bütçe süresi proje süresi ile
sınırlıdır.
• Bütçeye aktarılan her türlü
gider yapılacak faaliyetlerle ilgili olmalıdır.
• Bütçeye aktarılan giderler
sadece istenilen hibe tutarını değil, projeyle ilgili tüm giderleri
kapsamalıdır.
• Bütçenin yıllar itibarıyla
dağılımının faaliyet planına uygun olması gerektiği unutulmamalıdır.
İZLEME, DEĞERLENDİRME VE DENETİM,
Değerlendirme
Nedir?
Uygunluk, hedeflere ulaşma
etkililiği, verimlilik, etki ve sürdürülebilirlik tespiti ve analizi
Nasıl Yapılır?
Detaylı sistematik analizlerle
Kimler Yapar?
Değerlendirme konusunda uzman,
bağımsız ve tarafsız dış uzmanlarca
Ne zaman?
Bir ya da iki kez; temel olarak
proje sonunda ve proje sonrasında
İzleme
Nedir? Hedeflere ulaşma
etkililiği ve verimlilik tespitine ve analizi yönetimsel bir
faaliyettir (planlanan ve
gerçekleşen)
Nasıl Yapılır? Hızlı ve devamlı
olarak, devam eden faaliyetlerin iyileştirilmesi, performansı
arttırmak için önemli
faktörlerin tespit edilmesi
Kimler Yapar?
İç ve dış uzmanlar tarafından
Ne zaman? Düzenli olarak,
aylık, 3-6 aylık ve yıllık olarak
Denetim
Nedir?
Finansal işlemlerin ve
raporların yasa ve sözleşme hükümlerine uygunluğunun tespiti ve analizi
Nasıl Yapılır?
Finansal kayıtların yasal
prosedürlere ve sözleşme hükümlerine uygunluk doğrulanması ile yapılır
Kimler Yapar?
Bağımsız dış denetim uzmanları
Ne zaman?
Proje süresince ve bitiminde
